Controle des charges de copropriété, budget previsionnel, maîtrise des dépenses

Controle des Comptes

Budget prévisionnel - Maîtrise des dépenses

Budget prévisionnel de la copropriété

Le budget prévisionnel réunit l'ensemble des dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et des équipements communs de l'immeuble de l'année budgétaire à venir (exercice comptable de 12 mois). Ce sont, entre autre, les charges d'eau, de chauffage, d'électricité, d'ascenseur.

Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel (travaux et autres opérations exceptionnelles) sont fixées par décret.

Le budget prévisionnel est voté avant le début de l'exercice comptable qu'il concerne. Le budget prévisionnel du syndicat de la copropriété est préparé par le syndic et voté par l’assemblée générale

Depuis le 1er janvier 2002, le budget prévisionnel doit contenir obligatoirement l’ensemble des frais courants de maintenance, de fonctionnement, d’administration courante et d’équipements communs.
Il doit être voté par l’assemblée générale dans les six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent

Sont exclues des dépenses du budget prévisionnel, les dépenses pour travaux dont la liste est fixée par le décret, à savoir les dépenses relatives

	aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance
	aux travaux portant sur les éléments d’équipement communs , autres que ceux de maintenance
	aux travaux d’amélioration , tels que la transformation d’un ou plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux , l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments
	aux études techniques telles que les diagnostics et consultations
	et , d’une manière générale aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble

Les travaux de maintenance sont les travaux d’entretien courant, exécutés en vue de maintenir l’état de l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément d’équipement commun ; ils comprennent les menues réparations

Le budget prévisionnel doit être voté dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Il doit être voté avant le début de l’exercice qu’il concerne pour une année comptable et pas forcément pour une année civile. Lorsqu’il ne peut être voté qu’au cours de l’exercice qu’il concerne, le syndic peut au plus ,à condition d’y être autorisé par l’assemblée générale; appeler deux provisions trimestrielles , chacune étant égale au quart du budget précédemment voté. Dans ce cas la procédure accélérée de recouvrement des provisions est alors inapplicable

Le contrôle et l'examen des dépenses

Le contrôle des comptes
Il va s'agir, pour les copropriétaires, de contrôler que les charges correspondantes aux dépenses de l'exercice sont bien en rapport avec des factures et à des travaux ou prestations exécutés. Bien plus qu'un "pointage" des factures, il conviendra de détecter d'éventuelles erreurs concernant un devis voté, par rapport à des clauses d'indexation du contrat initial

Le contrôle du mode de répartition
Nul n'est à l'abri d'une erreur dans les bases de répartition issues, soit du règlement de Copropriété, soit de la loi du 10.07.65. Il faudra donc vérifier que chaque poste de charges tient bien compte des tantièmes correspondants aux lots, que le poste est bien dans le bon compte et que la clef de répartition utilisée est en adéquation avec les dispositions de l'article 10 du 10.07.65 (charges générales/charges liées à l'utilité)

Le contrôle de la gestion
Ce n'est plus un contrôle de chiffres, mais c'est un "bon ou mauvais point" à délivrer à un syndic qui peut porter, notamment, sur certaines interrogations :

Existe-t-il des visites d'immeuble avec le conseil syndical ?

Etes-vous satisfait de la gestion de la copropriété ?

Concernant les procédures judiciaires, y a-t-il un suivi des dossiers, quant aux impayés et aux travaux ?

Les déclarations de sinistres à la Compagnie d'Assurances sont-elles toutes faites ?

Le Conseil Syndical est-il consulté pour des travaux courants ?

IL S'AGIT D'AMELIORER LA GESTION DE L'IMMEUBLE "AVEC" LE SYNDIC ET NON CONTRE LE SYNDIC

Maîtrise des dépenses

C'est par l'examen des factures que commence tout contrôle des comptes. Il s'agit de s'assurer que les charges appelées correspondent à des dépenses réelles. Les dépenses en copropriété doivent couvrir et assurer la pérennité des bâtiments.

Tout repose sur la bonne volonté des copropriétaires à contribuer aux dépenses, à provisionner et à anticiper les travaux.

Important : Un grand nombre de procédures qui sont introduites en copropriété concernent des problèmes d'impayés

Qui peut contrôler les charges ?

Le copropriétaire (article 18-1 de la loi du 10.07.65) :
Lorsque l'assemblée générale est appelée à approuver les comptes de copropriété, le syndic doit tenir à la disposition de tous les copropriétaires, au moins un jour ouvré pendant le délai s'écoulant entre la convocation et la tenue de l'assemblée, les pièces justificatives des charges, selon les modalités définies par l'assemblée générale. Si l'assemblée n'a pas décidé des modalités, tout copropriétaire pourrait saisir le juge des référés, afin de se faire autoriser à consulter les pièces

L'assemblée peut décider que le copropriétaire peut se joindre, pour ce faire, au conseil syndical. Mais cela n'enlève en rien la possibilité, pour un propriétaire, de consulter seul.

Le conseil syndical (art. 21 de la loi du 10.07.65) :
Il peut prendre connaissance de toutes pièces se rapportant à la gestion et de façon générale à l'administration de la copropriété (ce droit d'accès est permanent). La réglementation prévoit même qu'il peut obtenir copie de tous les documents. Cette mission devrait déboucher sur une synthèse ou un rapport qui pourrait être communiqué à l'assemblée générale.

Le conseil peut se faire assister par un technicien de son choix, comme, par exemple, un comptable (art. 27 du décret du 17.03.67).

Mais, attention, les honoraires de ce "technicien" seront payés à condition que cela soit autorisé par le règlement de copropriété et, s'il est muet sur ce point, par une décision d'assemblée générale.

Un tiers : Contrôle des comptes par les locataires
Chaque association qui, dans un immeuble ou un groupe d'immeubles, représente au moins 10 % des locataires ou est affiliée à une organisation siégeant à la commission nationale de concertation, désigne au bailleur et, le cas échéant, au syndic de copropriété, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, le nom de trois ou plus de ses représentants choisis parmi les locataires de l'immeuble ou du groupe d'immeubles. Ces représentants ont accès aux différents documents concernant la détermination et l'évolution des charges locatives. A leur demande, l'administrateur de la copropriété les consulte chaque semestre sur les différents aspects de la gestion de l'immeuble ou du groupe d'immeubles (loi du 23.12.86 : art. 44).

La loi Solidarité et Renouvellement Urbain (SRU), du 13 décembre 2000, tente de clarifier la présentation des comptes, pour un meilleur contrôle par les copropriétaires, de généraliser le compte bancaire séparé pour chaque immeuble, gage de transparence, et d'instaurer une gestion prévisionnelle, mettant un terme à la comptabilité de trésorerie (voir décret et arrêté comptable du 14 mars 2005).

Nouvelle comptabilité des copropriétés : Une volonté de transparence et de clarté
Le nouveau plan comptable applicable aux syndicats des copropriétaires comporte des règles spécifiques, normatives et impératives. Le syndic doit s'en tenir rigoureusement à la nouvelle nomenclature : il ne peut pas créer un nouveau compte.

La comptabilité d'engagement constitue un progrès pour la qualité des comptes.

La comptabilité d'engagement constitue un progrès pour la qualité des comptes :

	Elle projette une image réelle des charges et des recettes de l'exercice : toutes les dépenses sur une année sont prises en considération, et pas seulement celle qui ont été payées durant l'année
	Une meilleure appréciation du coût réel du fonctionnement courant de l'immeuble (distinction très nette entre charges et recettes courantes et charges et recettes exceptionnelles ou correspondant aux travaux)
	Les impayés pourront être mieux appréciés en comparaison avec le montant des provisions appelées auprès des copropriétaires
	La suppression des comptes d'attentes

De nouveaux documents pour l'assemblée générale :

Cinq documents devront être joints avec la convocation de l'assemblée générale :

	L'état financier après répartition, véritable bilan de la copropriété
	Le compte de gestion général qui présent les charges pour opérations courantes et les charges pour travaux et opérations exceptionnelles. Il est accompagné du budget prévisionnel
	Un compte de gestion pour opérations courantes
	Le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles
	L'état des travaux votés non encore clôturés